Comment faire le suivi des cartes et des permis de mon équipe?
Allez à Employés › Cartes et permis. Voyez ce qui est échu, bientôt échu ou manquant, et cliquez sur Rappeler pour envoyer un courriel à l'employé.
Allez à Employés › Cartes et permis. En haut, Échues, Bientôt échues et Manquantes comptent ce qui nécessite un coup d'œil. La liste s'ouvre sur À régler : cliquez sur Rappeler sur une ligne pour envoyer un courriel à l'employé.
Aussi appelé : certifications, licences, permits, ASP Construction, first aid, expiry, renewal, cartes de compétence, permis, certificats, échéance, renouvellement
Étape 1 : Choisir les cartes dont vous faites le suivi
Cliquez sur Types de cartes, puis sur Ajouter les plus courantes ou Ajouter un type. Cochez Obligatoire pour chaque employé actif quand tout le monde doit l'avoir : Alori indique alors quiconque ne l'a pas comme Manquante. Définissez Rappeler ce nombre de jours avant pour choisir quand une carte est considérée comme bientôt échue.
Cliquez : Employés › Cartes et permis › Types de cartes
Étape 2 : Ajouter la carte de chaque personne
Cliquez sur Ajouter une carte, choisissez la personne et le Type, puis entrez le Numéro. Sous Échéance, touchez +1 an, +2 ans ou +5 ans, ou Choisir une date. La fenêtre indique quand l'équipe sera rappelée. Cliquez sur Ajouter la carte.
Cliquez : Ajouter une carte › Ajouter la carte
Étape 3 : Corriger ce qui doit l'être
Les chiffres en haut indiquent combien de cartes sont sous Échues, Bientôt échues et Manquantes. En dessous, À régler liste ces cartes, les plus urgentes en premier. Valides affiche le reste, et Toutes montre tout. Cliquez sur Rappeler sur une ligne : Alori envoie un courriel à l'employé au sujet de cette carte. Sur un ordinateur, cliquez sur Modifier pour entrer la nouvelle Échéance une fois la carte renouvelée. Cliquez sur une personne pour ouvrir son dossier.
Cliquez : À régler › Rappeler
Bon à savoir
Alori envoie aussi des rappels automatiquement chaque matin : vous recevez une notification lorsqu'une carte entre dans sa période de rappel ou expire, et l'employé reçoit un courriel.
L'Aperçu affiche une ligne avec ce qui nécessite un coup d'œil, ou « Tout est valide ».
Les personnes qui ont quitté l'entreprise ne sont pas listées.
Vous pouvez poser la question à Demander à Alori : « Quelles cartes expirent ce mois-ci? »
Si ça ne fonctionne pas
« {name} n'a pas d'adresse courriel au dossier. » Ajoutez un courriel professionnel ou personnel à son dossier, puis cliquez de nouveau sur Rappeler.
« Cet employé a déjà cette carte : modifiez-la plutôt. » Cliquez sur Modifier sur cette carte.