Comment les pièces d'identité de mes employés restent-elles confidentielles?
Seuls les propriétaires voient les pièces d'identité, Alori note qui ouvre chaque document et quand, et lorsqu'une personne quitte l'entreprise, vous pouvez supprimer les siennes en un clic.
Les pièces d'identité (un permis de conduire, un permis de travail, une carte d'assurance sociale) sont visibles pour les propriétaires seulement. Chaque fois qu'un document est ouvert, Alori note qui l'a ouvert et quand. Lorsque quelqu'un quitte l'entreprise, son dossier propose de supprimer ses pièces d'identité en un clic.
Aussi appelé : confidentialité, renseignements personnels, Law 25, Loi 25, ID, SIN, NAS, pièces d'identité, renseignements personnels, confidentialité
Étape 1 : Ajouter une pièce d'identité
Ouvrez la personne sous Employés. Dans Documents, choisissez Identité dans le menu, puis cliquez sur Téléverser et choisissez le fichier. Seuls les propriétaires peuvent ajouter ou voir ce type de document.
Cliquez : Employés › la personne › Documents › Identité › Téléverser
Étape 2 : Voir qui l'a ouvert
Sous chaque pièce d'identité, Alori affiche « Ouvert par » avec la dernière personne qui l'a ouverte, et quand.
Étape 3 : Les supprimer au départ de la personne
Une fois que la personne est partie, la section Documents indique « {nom} a quitté ». Cliquez sur Supprimer les pièces d'identité et confirmez. Cela supprime définitivement toutes les pièces d'identité de son dossier. Les contrats et les documents de formation restent.
Cliquez : la personne › Documents › Supprimer les pièces d'identité
Bon à savoir
La loi sur la protection des renseignements personnels du Québec (Loi 25) demande aux entreprises de ne conserver les renseignements personnels que le temps nécessaire. Alori vous le rappelle; le moment de les supprimer vous appartient.
Les superviseurs et le personnel de bureau qui ont accès aux employés ne voient jamais les pièces d'identité.
Fichiers acceptés : PDF, photos et documents Word, 15 Mo au maximum.
Si ça ne fonctionne pas
Vous ne voyez pas Identité dans le menu. Seuls les propriétaires peuvent ajouter des pièces d'identité.
Vous ne voyez pas Supprimer les pièces d'identité. La personne est toujours active, ou n'a aucune pièce d'identité à son dossier.